Mitä tekee VAID Product Builder? Esittelyssä Elena Yunolaynen

Elena Yunolaynen on työskennellyt samojen asiakkaiden liiketoiminnan järjestelmien parissa yli kymmenen vuoden ajan. Lokakuussa hän siirtyi Virnexillä VAID Product Builderin rooliin, jossa tekoäly rakentaa ja ihminen varmistaa, että rakennetaan oikea asia. Uudessa roolissa hänen kokemuksestaan on valtavasti hyötyä.

Koodin kautta liiketoimintalogiikkaan

Elena on vaihtanut maata, kieltä ja työroolia useammin kuin kerran: “Uuden oppiminen on minulle enemmän innostavaa kuin pelottavaa.” 

Elena valmistui tietojenkäsittelytieteen maisteriksi Kuopion yliopistosta ja on työskennellyt konsulttina vuodesta 2006, Virnexillä vuodesta 2021. Hän asuu perheensä kanssa Lahdessa ja vapaa-aika kuluu paljon tyttären harrastuksissa. Omaa aikaa hän viettää mieluiten lukien, urheillen ja matkustaen.

Työelämässä Elena on toiminut useissa eri rooleissa. ERP-maailma on hänelle tullut tutuksi koodin kautta. Uransa alkuvaiheessa hän rakensi Epicoriin liittyvän web-sovelluksen, jolla määriteltiin tuotteiden välisiä riippuvuuksia.

“Huomasin, että koodia kiinnostavampaa oli liiketoimintalogiikka: miten tuotteiden säännöt mallinnetaan niin, että ne ovat täsmällisiä ja vastaavat todellisuutta. Matemaatikkona pidän siitä, kun monimutkainen kokonaisuus jäsentyy loogiseksi. ERP:ssä näkee koko yrityksen kerralla”, Elena pohtii.

Viimeiset kymmenen vuotta Elena on tehnyt pääasiassa Epicor-päivityksiä ja integraatioita suurille suomalaisille, kansainvälisesti toimiville teollisuuden ja teknisen kaupan yrityksille. Hän on toiminut projekteissa teknisenä konsulttina, projektipäällikkönä tai molempina. Päivityksissä hän on vastannut koko ketjusta: suunnittelusta, asennuksesta, räätälöinnistä ja integraatioiden päivityksistä, testauksesta ja teknisestä dokumentaatiosta.

Huomion arvoista Elenan urassa on, että hän on saanut tehdä samoille asiakkaille useita peräkkäisiä päivityksiä. Hän on nähnyt saman järjestelmän elinkaaren yli kymmenen vuoden ajalta, ja samalla kerännyt tärkeitä oppeja. Pitkät asiakassuhteet kertovat myös luottamuksesta: “Asiakkaat luottavat siihen, että hoidan asiat ja että minulle voi palata vuosienkin päästä.”

Elena on oppinut kysymään aina ensin, mihin tarpeeseen asiakkaan pyyntö oikeasti vastaa, ja vasta sitten, miten se toteutetaan. “Joka kerta kaikki räätälöinnit ja integraatiot piti käydä läpi, päivittää ja testata uudelleen. Siinä näkee hyvin konkreettisesti, että jokainen räätälöinti on velkaa, joka maksetaan uudelleen jokaisessa päivityksessä”, hän tarkentaa.

Tulkki liiketoiminnan ja tekoälyn välillä

VAID on Virnexin kehittämä AI-alusta, jolla rakennetaan liiketoiminnan järjestelmiä, esimerkiksi taloushallintoon, asiakkuudenhallintaan, varastonhallintaan tai tuotetiedon hallintaan.

VAID Product Builderin roolissa yhdistyy tuotepäällikön, ohjelmistokehittäjän ja palvelumuotoilijan osaaminen. Product Builder auttaa tunnistamaan tarpeet ja muuttamaan ne sellaiseen muotoon, jonka pohjalta ratkaisu voidaan rakentaa. Päätökset toimintaperiaatteista jäävät silti prosessin omistajalle. Product Builder kulkee mukana koko matkan asiakkaan liiketoimintaongelmasta tarkastettuun ja hyväksyttyyn ratkaisuun.

“Ensin selvitän, mikä ongelma pitää ratkaista ja miksi, ja miten ihmiset oikeasti tekevät työtään. Tärkeää on ymmärtää mitä tapahtuu silloin, kun jokin menee pieleen. Sitten kirjoitan niin tarkan kuvauksen, että VAID pystyy rakentamaan ratkaisun. Kuvaukseen kuuluu myös se, mistä tiedetään, että ratkaisu on valmis ja oikein. Lopuksi tarkistan, että VAID rakensi oikean asian”, Elena kuvaa prosessia.

“Samaa prosessia olen toteuttanut ERP-päivityksissä ja integraatioissa, vain eri työkaluilla. Kun tekoäly tekee ison osan rakentamisesta, ratkaisevaa on, ollaanko ymmärretty oikea ongelma ja osataanko tarkistaa lopputulos”, hän jatkaa.

Koodia Elena ei uudessa roolissa kirjoita itse, mutta hänen pitää ymmärtää, mitä rakennetaan. Suurimmaksi vahvuudekseen hän nimeää sen, että hän ymmärtää sekä liiketoimintaa että tekniikkaa ja osaa toimia tulkkina näiden välillä.

“Olen työskennellyt kehittäjänä, ERP-konsulttina ja projektipäällikkönä, joten näen saman asian monesta suunnasta: mitä asiakas tarvitsee, miten se rakennetaan ja miten projekti saadaan maaliin”, hän kertoo.

Tällä hetkellä Elena rakentaa VAIDilla Virnexin omaa CRM-järjestelmää. Projekti on todellinen liiketoiminnan tarve, jota edistetään samalla tavalla kuin asiakasprojektia. Kun asiakkaina ovat omat kollegat, palautteen saa nopeasti. “Se on hyvä testi, koska omat kollegat kertovat kyllä suoraan, toimiiko jokin vai ei”, Elena sanoo hymyillen. Elena on myös mukana asiakasprojekteissa yhdessä muiden VAID Product Buildereiden kanssa.

Kokemuksen tuomat hyödyt VAID-projekteihin

Elena nostaa VAID-projketeista neljä asiaa, joissa hänen kokemuksestaan on erityisesti hyötyä.

1. Poikkeukset: Tavallinen tilanne on helppo rakentaa. Varsinainen työ on siinä, mitä tapahtuu, kun tilauksesta puuttuu tieto, asiakasta ei tunnisteta tai tuotekoodia ei löydy. Tekoäly rakentaa tavallisen polun hyvin, mutta poikkeukset pitää osata kysyä ja kirjoittaa auki.

2. Liiketoimintalogiikan mallintaminen: Säännöt pitää kuvata täsmällisiksi ja ristiriidattomiksi, ja samaa vaatii määrittely, jonka pohjalta VAID rakentaa.

3. Testaus: Siitä, milloin ratkaisu on valmis, pitää sopia ennen rakentamista.

4. Pitkän aikavälin ajattelu: Kun on päivittänyt samaa järjestelmää vuosia, tietää, että ratkaisu kannattaa suunnitella koko elinkaarta varten, myös silloin, kun rakentaminen on nopeaa.

Elenan kokemuksen mukaan ERP-projekteissa ongelma on harvoin tekniikassa. Tarpeet ja poikkeukset selviävät vasta testauksessa, tai pyyntöjä toteutetaan kysymättä miksi.

“VAIDissa nämä ovat vielä tärkeämpiä. Kun rakentaminen on nopeaa, huono määrittely ei näy hitautena vaan ratkaisuna, joka toimii teknisesti mutta tekee väärää asiaa. Teknisesti toimiva ratkaisu ei ole sama kuin liiketoiminnallisesti oikea ratkaisu”, Elena muistuttaa.

Siihen, onko asiakkaan prosessi ymmärretty oikein, Elenalla on kolme testiä: Pystyykö hän kertomaan prosessin asiakkaalle tämän omin sanoin niin, ettei asiakas korjaa häntä? Pystyykö hän vastaamaan, mitä tapahtuu, kun jokin menee toisin kuin pitäisi? Pystyykö hän kirjoittamaan testitapaukset ja hyväksymiskriteerit, jotka asiakas hyväksyy?

“Jos en osaa sanoa, miten oikeellisuus todetaan, en ole vielä ymmärtänyt prosessia.”

Sama tarkkuus näkyy kaikessa, mitä hän tekee: “En hyväksy ratkaisua vain siksi, että se näyttää toimivan.”

Kun määrittelystä tulee työn tärkein tuote

Kehittäjänä Elenaa yllätti eniten se, kuinka vähän Product Builderin roolissa on kyse koodaamisesta. Toinen yllätys oli, miten tutulta työ kuitenkin tuntui. Ketju asiakkaan tarpeesta määrittelyyn, toteutukseen, testaukseen ja hyväksyntään on sama kuin ERP-projekteissa. Vain rakentamisen vaihe muuttuu.

Suurin ero vanhaan on se, että kaikki kirjoitetaan auki.

“ERP-päivityksissä tunsin asiakkaiden järjestelmät vuosien ajalta. Paljon hiljaista tietoa oli minun päässäni. Kun tein työn itse, paikkasin mahdolliset aukot matkan varrella. VAIDille kaiken pitää olla kirjoitettuna auki”, Elena kertoo.

Kun kaikki on kirjoitettu auki, ymmärrys ei jää yhden ihmisen päähän. Ratkaisu rakennetaan määrittelystä, ja sitä vasten se myös tarkistetaan. Kun toimivan version voi näyttää asiakkaalle aikaisemmin, väärinymmärrykset tulevat esiin nopeammin.

Myös työtapa muuttuu. Ennen Elena oli tottunut korjaamaan ongelman itse heti, kun sen näkee. Nyt hän kuvaa ongelman niin hyvin, että VAID ratkaisee sen. Epicor-vuosina järjestelmää tuli ajateltua sen rajojen kautta: mikä onnistuu vakiona, mikä vaatii räätälöinnin ja mikä ei onnistu ollenkaan. Nyt voi lähteä siitä, mitä asiakas oikeasti tarvitsee.

Päivitysprojekteissa keskustelu asiakkaan kanssa kääntyi usein järjestelmään: mitä uusi versio muuttaa, mitkä räätälöinnit pitää tehdä uudelleen ja mitä se maksaa. Nyt voi puhua enemmän siitä, mitä liiketoiminta tarvitsee ja miksi. Asiakkaan omat ihmiset ovat mukana alusta asti, ja päätökset tehdään jo projektin alussa.

Asiantuntijan vinkit järjestelmän uudistusprojektiin

Yritykselle, joka harkitsee liiketoiminnan järjestelmänsä uudistamista, Elenalla on kolme neuvoa.

“Miettikää jokaista räätälöintiä kahdesti, koska se lisää kuluja jokaisessa järjestelmän päivityksessä. Pitäkää ERP:n ydin lähellä vakiota ja rakentakaa omat, erottuvat prosessinne sen ympärille. Aloittakaa ongelmasta, älkää järjestelmästä. Ja varatkaa omat ihmisenne projektiin. Mikään järjestelmä tai tekoäly ei tiedä, miten teillä työ oikeasti tehdään”, hän neuvoo.

Elenan mukaan järjestelmien rakentaminen VAIDilla sopii organisaatiolle, jolla on selkeä ongelma ja niin omanlaisensa prosessit, ettei valmisohjelmisto taivu niihin ilman raskasta räätälöintiä. Organisaatiolla pitää myös olla ihmisiä, jotka tuntevat prosessit ja voivat tehdä päätöksiä niiden toimintamalleista.

Työssä VAIDin parissa Elena odottaa eniten sitä, että pääsee viemään asiakkaan ongelman alusta loppuun asti ratkaisuksi, jonka asiakas hyväksyy: “Siinä tarvitaan sekä tekoälyä että ihmistä. Tekoäly osaa rakentaa, mutta se tarvitsee ihmisten tietoa siitä, miten asiakas oikeasti toimii, missä ongelmat piilevät ja mitä poikkeuksissa tapahtuu. VAIDissa nämä kaksi kohtaavat: tekoäly rakentaa, ja ihmiset varmistavat, että rakennetaan oikea asia.”